Notes yapısında bulunmayan Doküman yönetimi, arşivleme...

Mail Attender bir Lotus Notes Posta yönetim ürünü olup, Lotus Notes Posta veritabanını yönetir. Yönetim Lotus Posta yöneticilerinin (Administrator) koymuş oldukları posta kısıtlamalarının otomatik olarak Mail Attender tarafından uygulanması ile gerçekleşir. Bu kısıtlamalar posta veritabanını yedi şekilde yönetebilir:

1. Aktivite,
2. Posta eklentisi,
3. Dokümanlar,
4. Posta erişimi,
5. Ofis dışındayım,
6. Kişisel agent’lar,
7. Kota yönetimi.

Mail Attender bir çok değişik şekilde çalışabilir, ama en genel kullanımı doküman tutma süresi ve ek tutma süresi politikalarının uygulanmasıdır. Bu iki görevin de hem yasal hem de firma içi uygulamaları vardır.

Yasal uygulamalar e-posta içeriğine bağlı olarak açılan davaların çoğalmasıyla daha göze çarpar hale gelmiştir. Yasal sonuçlar doğurabilecek içerik, posta mesajında yazı veya ek olarak bulunabilir. Mesajların içeriği firmanızı mahkemede dezavantajlı duruma düşürebilir. Bu durum zaten çok büyük firmaların başına gelmiş bir olaydır. Gittikçe daha sık karşılaşılan başka bir sorun da bir çalışanınızın iş arkadaşları tarafından uygunsuz içerikli (örneğin pornografik resimler veya şakalar) mesajlarla rahatsız edilmesidir. Mahkemelerde alınan örnek kararlara göre, firmalar çalışanlarının yolladıkları postaların içeriğinden sorumludurlar, bu yüzden firmalar bu tür olayların meydana gelmesine engel olabilmek için sürekli bir arayış halindedirler.

E-posta kullanımının firma içi yansımaları ise daha farklı boyutlardadır. Posta kullanıcıları sunucularının kapasitesinin sınırlı olduğunu fark etmeyebilirler. İlgisiz, eski, istenmeyen içerikli mesajların tutulması bir posta sunucusunun sahip olduğu kapasite üzerinde negatif bir etkiye sahip olabilir. Çoğu firmanın posta veritabanları 1 GB a yaklaşmaktadır. IT grupları sürekli olarak artan posta veritabanı için daha fazla yer bulmaya çalışmaktadırlar. Sonuç olarak firmalar ya daha fazla sabit disk ya da daha fazla posta sunucusu alarak bu sorunu çözmeye çalışmaktadırlar. Bu yer sorunları ile savaşmak çok masraflı olabilir. Ek olarak, IT grupları gelecekteki donanım masraflarını tahmin etmenin çok zor olduğunu fark etmişlerdir.