E-Mail, müşteriler ile çalışanların iletişimi, şirket görüşmelerinin yönetimi, gizli konuların görüşülmesi, şirket sözleşmelerinin resmileştirimi için kabul gören ve  tercih edilen bir yöntemdir. Bunun sonucu olarak, birçok kuruluşun önemli verileri mail serverlarda depolanır. Yasal gereksinimleri yerine getirmek için kuruluşlar email içindeki önemli verilerin yerini öğrenmek ve bunları kurallarla korunan ve depolanan güvenli bir yere taşımak gereksinimi duyarlar.

Sherpa Archive Attender for Exchange mesajları ve eklentileri Exchange mailboxlardan, günlük mailboxlardan ve Network erişimli Pst dosyalarından  ayrı, harici bir depo sürücüsü içerisinde otomatik olarak arşivler.

Program yönetimi, görev planlayabileceğiniz, arşivleri listeleyebileceğiniz ve raporları görebileceğiniz bir program arayüzü üzerinden gerçekleştirilir. Ayrıca , Archive Attender ile yönetici kişiler herhangi bir client kurulumu olmaksızın kullanıcılara erişim haklarıda verebilirler.

• 15 dakika veya daha az sürede program kurulumu ve dağıtımı
• Mesajları ve eklentileri Exchange mailboxlarından ve network erişimli pst dosyalarından ayrı arşivilemek
• Mesajları Exchange günlük mailboxlarından ayrı bir şekilde konumlandırmak ver arşivlemek
• Arşivle işlemini kota, konu, gönderen, tarih, yer ve mesajın boyutuna göre otomatik olarak programlamak.
• Kolay erişim için arşivlenmiş mesajları orjinal konumlarında tutmak
• Arşivlenmiş verilere saklama kuralları uygulamak.
• Listelenmiş arşivleri anahtar sözcüğe dayalı aramak.
• Kullanıcılara kendi mesajlarını ve eklentilerini arşivlemek, silmek ve düzeltmek için erişim hakları vermek
• Outlook Web Avvess (OWA) ile arşivleri uzaktan görmek
• Harici bir veritabanı veya donanım istememek.

Özellikle şirket kayıtlarını koruma ve emailleri arşivleme konusundaki hatalar şirket bilgilerinin kaybolmasına, depo alanının dolmasına ve düzenleyici dallanmalarına yol açabilir.Archive Attender depo alanını kontrol eder ve yasal gereksinimleri yerine getirerek kurumsal bilgilerin güvenliğini sağlar.

PST Dosyalarından Kurtulmak

Archive Attender network tabanlı PST dosyalarının tüm içeriğini arşivlere taşır ve bu PST dosyalarının kullanıcılarına arşivlenen mesajlara Outlook üzerinden erişim hakkı verir.Pst dosyalarındanki mesajlar arşivler içerisinden aranılıp geri getirilebildiği için PST dosyalarının kullanımı ve yeni Pst dosyaları oluşturmak gerekli değildir.

Client Kurulumu Gerekli Değildir

Kullanıcıların bilgisayarlarına hiçbir bileşen kurmadan kullanıcıları kontrol etmek ve kullanıcılara arşivlerine erişim hakkı sağlama yeteneği Archive Attenderin anahtar özelliklerinden biridir.Kullanıcılar kullanıcı adı ve şifrelerini girerek arşivlenmiş mesajlarını kolayca görebilir,arayabilir ve geri getirebilir.

Depo Alanını Düzenler

Depo alanındaki artış network performansını etkileyebilir ve backup/recovery zamanını yükseltebilir.Bilgileri mesajların depolandığı alanın dışına taşıyarak, önemli bir depo alanını geri kazanabilirsiniz ve potansiyel veri kayıplarını ve sistem arıza süresini azaltabilirsiniz.Ayrıca Archive attender aynı mesaj veya eklentilerin birden fazla kopyalanmasınıda engelleyerek depo alanını korur.

Yasal Yükümlülükleri ve Düzenleyici İhtiyaçlarını karşılar.

Birçok kuruluş yasal zaman periyodu için şirket belgelerinin korunmasına ve saklanmasına ihtiyaç duyar.Archive Attender size gerekli belgeleri konumlandırma,bu belgelerin içeriğini koruma ve saklanma süresi bittikten sonra silme olanağı sağlar.

Önemli bilgileri Korumak

Arşiv içindeki verilerde bulunan kurumsal bilgileri korur. Archive Atteender ile dosya/eklentileri konumlandırabilir ve geri alma işlemini gerçekleştirebilirsiniz buna ek olarak bu dosya/eklentileri güvenli bir yere taşıyabilirsiniz.

Yasal Sorumlulukları Azaltmak

Elektronik bilgiler mahkemelerde kanıt olarak kullanılır.Bilgilerin doğruluğunu korumaktaki bir hata mahkeme sürecinde delillerin kabul edilmemesine yol açabilir.Archive Attender kurumsal kayıtların yeterince korunmasını sağlar.

Otomatik görevler atamak

Kullanıcılar genel olarak mailboxlarını yönetmek ve eski maillerini geri getirmek için çokça zaman harcarlar.Otomatik Arşiv özelliği ile kullanıcıların kendi mail boxlarının bakımını yapmak  için harcadığı zamanı büyük bir ölçüde azaltabilirsiniz.

Archive attender for Microsoft Exchange depo alanı yönetimini ve  belirli zaman periyotları için özel bilgilerinin korunmasını isteyen şirketler için tasarlanmış bir üründür.Archive Attender arşivlenen verilerin üstüne, artık ihtiyaç duyulmayan veya süresi dolan bilgileri silmek için dosya ve email saklama kuralları uygular.Archive attender ile bilgilerinizin güvenliğini sağlayın ve arşivlenen verileri yönetin!

Program yönetimi ile ilgili özellikler:

• 15 dakikada hızlı ve etkili kurulum
• Exchange server üzerinden depo sınırlarını yönetmek
• Exchange üzerinde jurnal özelliğine izin vererek ve mesajları Jurnal mailboxlarından arşivlemek için Archive Attender kullanarak uyum gereksinimlerini yönetmek.
• Mesajları ve eklentileri Exchange mailboxlarından ve network erişimli Pst dosyalarından ayrı harici bir depo aygıtında arşivlemek.
• İlaveten Kontak kişileri, takvimleri , notları, görevleri ve jurnal maddelerini arşivlemek.
• Bütün exchange serverlar veya Active Directory gruplarında bulunan özel mailboxlar için arşiveleme kurallarını düzenlemek.
• Kullanıcılara, arşivlenmiş mesajlara hızlı erişim vermek için isteğe bağlı olarak orjinal mesajı bir link içeren düz yazı veya html tabanlı bir sayfa ile değiştirmek.
• Arşiv içerisindeki tüm depolanan içeriğin mesajlar arandığında ve geri alındığında listelenmesi ve kullanılması.
• Arşivlenmiş mesajların son-kullanıcılar tarafından hızlı ve kolay geri alınımı için çoklu görev işlemi belirlemek.
• Mesajları kota, konu, gönderen, tarih, yaş, konum ve boyut tabanlı arşivlemek.
• Mail Attender for Exchange Enterprise ile, mesajarı ve eklentileri,  anahtarsözcük, eklentinin türü, içerik ve MAEE de olan diğer kriterlere göre arşivleyebilirsiniz.
• Başlangıç ve bitiş zamanı tabanlı görev atama sürecini belirtebilirsiniz.
• İkincil depo alanında arşivlenen mesajları silmek veya taşımak için temizleme ayarlarını uygulayarak arşivleri yönetebilirsiniz.
• Program yönetimi ve ayarları, görev planlayabileceğiniz,arşivleri listeleyebileceğiniz, raporları görebileceğiniz, arşivleri ayabileceğiniz ve arşivleme kurallarını uygulayabileceğiniz bir program arayüzü üzerinden gerçekleştirilir.
• Yetkili kullanıcılar bir mailbox veya bir pst dosyasının içindeki arşivden mesajları arayabilir veya kopyalayabilir.
• Arşiv için mesajları arama ve geri getirme yetkisine sahip her kullanıcının erişim seviyelerini kontrol edebilirsiniz.
• Exchange server üzerine veya kullanıcıların bilgisayarlarına yüklenmek için hiçbirşey gerektirmez.
• Ayrı bir veritabanı veya donanım gerektirmez.

Kullanıcı Özellikleri:

• Kendine ait mesajları veya ekleri arşivlemek, geri getirmek ve silmek
• Stubun içindeki linklere tıklayarak arşivlenmiş mesajı görmek.
• Arşivlenmiş mesajları gönderen, alınma tarihi, anahtar sözcük, eklentiler ve konum tabanlı aramak.
• Outlook Web Access (OWA) üzerinden arşivlenen mesajlara uzaktan erişim sağlamak.
• Daha etkiyici bir arayüz için mesajları gruplamak ve sınıflandırmak.

Program Yapısı

• Arşiv kurallarını yüklemek, raporları görmek ve arşivleri aramak için uygulama konsolu
• Kurulum için Exchange server veya clientlar üstüne hiçbir bileşene gerek duymaz.
• Arşivleme işlemini Exchange 5.5, 200 ve 2003 üzerinden gerçekleştir
• Outlook 98 veya daha üst versiyonlarla uyumludur.
  

• Windows 2000 veya bir üst versiyonu
• Microsoft Internet Information Server 5.0 veya bir üst versiyonu
• Archive Attender konsol uygulaması için yaklaşık olarak 60MB boş alan
• .Net framework versiyon 1.1 (Eğer sisteminizde bulunmuyorsa Archive Attender tarafından yüklenecektir)
• .Net framework versiyon 2.0